早乙女　友梨｜Siix RECRUIT SITE

自分の行動が対外的にも影響を与えるため、
細部にまで心配りを忘れない

主な業務は、社長の会議・面談・訪問・出張などのスケジュールを調整することです。来客者への対応や訪問時の手土産の手配、会食場所の手配なども行います。社長宛の稟議書や、署名が必要な書類なども事前に確認し、社長がなるべくスケジュール通りに動けるよう、あらゆるサポートをしていくのが秘書室の役割です。お中元や祝電・弔電といった慶弔関係の手配や定例会議の準備・案内等もあり、社長に関わる業務以外にも様々な仕事があるのが特徴です。私たちにミスがあれば対外的にも影響することがあるため、細部にまで気を配ることが大切だと考えています。

サポートする相手によって変化が必要な仕事に、今もなおベストな対応を模索する日々

これまでで一番大変だったのは、社長交代のタイミングです。前社長と現社長では仕事の進め方が全く異なっており、求められる仕事・知識が一変しました。それまでの常識をいったんリセットし、現社長にとって何が必要で何が不要かを敏感に感じ取り、秘書に何を求めているのかを知る時間が必要でした。ある程度理解が進んでも、その進め方に慣れていくのには時間がかかり、とても苦労したのを覚えています。秘書の仕事には限度や正解がありません。また、自らで考えて出した答えが正しいのかも、サポートする人によって変化するところがとても難しい仕事だと感じています。今もなお模索しながらベストな方法を考えています。

求められている事を察し、臨機応変に対応できた瞬間に自分の大きな成長を感じられる

秘書室で働き始めて間もない頃、社長秘書をされていた先輩社員が産休に入ることになりました。私が引き継ぐことになったのですが、何をしていいのか右も左も分からない状態でした。先輩から教わったことをがむしゃらに実践し、毎日の経験から学んで行動する中で、ある日、社長が求めていることと自分の行動が一致した時には、成長をとても感じることができました。以前であれば気付かなかったことを察知し必要な配慮ができた時や、社長から出される質問や指示を事前に想定できるようになった時には、自信を持つことも出来ました。サポート業務である秘書の仕事は、指示を待つだけではなく、相手の立場になって考え、何がよりベストなのか察する力も大切であり、それに気づけたときにやりがいを感じます。

秘書の仕事の限界点は自分の向上心次第
だからどこまでも挑戦していきたい

今後の目標としては、社長だけでなく会長、社内外の役員含め、包括的にサポートできるようになりたいと考えています。そのためにはまず、1つ1つの仕事に対する見解を深め、会社の動きをより理解していくことと、世界中に拠点がある当社では、グローバルに幅広い分野の知識を身につけることも不可欠です。秘書としての高度なビジネスマナーの習得はもちろん、資格の取得や語学力の向上などにも取り組み、日々努力していこうと思います。秘書の仕事は追求すれば限界も終わりもありません。自分の力量次第で大きなことにもチャレンジできるため、常に向上心を持って挑戦をしていきたいです。

TIME SCHEDULE とある1日のスケジュール

09:00: 出社：メール確認、社長と１日のスケジュールを確認し、業務開始

10:00: 予定調整：社内外からの社長へのアポイントメント依頼を調整し関係者へ連絡

11:00: 会議準備：定例会議の開催案内の配信や会議資料を確認

11:50: 昼食

12:50: 来客対応：来客に向けて準備をし、ご来社時の案内と接遇対応

15:00: 書類確認：社内の稟議書を社長へ確認、決裁依頼を行う

16:00: 経費精算：手土産や会食代、出張費用などの経費を処理

17:30: 退社

※掲載の情報は取材当時のものとなります

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